Materi Bahasa Indonesia - Penulisan Surat Dinas dengan Cermat

Surat dinas harus menggunakan bahasa baku, harus mematuhi dengan cermat segala aturan yang berhubungan dengan kebahasaan. Ini termasuk tanda baca, ejaan dan keefektifan kalimat. Berikut beberapa kekeliruan yang sering terjadi:

a. Kepala surat

1. Hendaknya dihindari penggunaan singkatan, misalnya, kata jalan menjadi Jl. atau telepon jadi Tlp. 
2. Kepala surat hendaknya disusun secara efesien. Misalnya, kata nomor dalam menunjukan alamat tidak perlu dicantumkan karena hal itu merupakan sesuatu yang mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan. 
3. Penggunaan titi dua (:) sering juga ditemui antara kata telepon dengan nomor yang mengikutinya. Misalnya Telepon: 5403518, padahal tanda tersebut juga tidak perlu digunakan. 

Contoh:

PEMERINTAH KABUPATEN GROBOGAN 

DINAS PENDIDIKAN 

SMP NEGERI 1 GUBUG

Jalan Letjen R. Suprapto 71 Gubug, Telepon (0292) 53356

b.  Nomor surat
Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah:

1. huruf awal kata nomor harus ditulis dengan huruf kapital; 
2. kata nomor sebaiknya tidak disingkat, misalnya menjadi no.;
3. pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. 

Contoh penulisan surat yang benar:
Nomor : 001/SMP-1/2016
Nomor : 21/KRS/II/2016
Nomor : 10/SU/III/2016 (tidak memakai titik)

c. Tanggal surat 

1. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap.
2. Angka tahun tidak boleh disingkat. 
3. Pada akhir keterangan tidak dibubuhi tanda titik. 
4. Jika sudah ada kop surat, tidak perlu mencantumkan nama kota. 

Contoh:
17 Agustus 2016
10 November 2016
1 Januari 2016 (tidak memakai titik)

d. Lampiran

1.  Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
2. Sebaiknya kata lampiran tidak singkat, misalnya menjadi lamp.
3. Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih salah satu saja. 
4. Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak dicantumkan lampiran pada surat itu. 
5. Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik. 

Contoh penulisan lampiran yang benar:
Lampiran: tiga helai
Lampiran: satu berkas

e. Hal 

1. berwujud kata atau frasa, bukan kalimat; 
2. huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. 

Contoh penulisan hal yang benar:
Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat Panitia

f. Alamat surat

1. Kelompok kata yang terhormat disingkat menjadi Yth.
2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis denga huruf kapital. 
3. Penulisan alamat didahului kata Kepada.
4. Sapaan ibu, bapak, tuan, saudara, dan sejenisnya dapat digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama perseorangan. Huruf awal kata sapaan itu harus menggunakan huruf kapital. 
5. Gelar akademik dan pangkat dicantumkan. 
6. Pencantuman gelar akademik/pangkat dan kata sapaan, kedua-duanya berfungsi sebagai penghormatan. Oleh karena itu, dalam pencantumannya hendaklah dipilih salah satu. 
7. Pemenggalan alamat surat pada setiap barisnya hendaknya didasarkan pada hubungan frasa. 
8. Akhir alamat surat tidak menggunakan tanda titik. 

Contoh penulisan alamat surat yang benar:
Yth. Encep Syarif Nurdin, S.Pd., M.Pd
Jalan Gegerarum Baru 20
Bandung 40153

Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Sudirman, Senayan
Jakarta 10270

g. Salam pembuka 
Penulisan salam pembuka yang benar adalah: 

1. huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital; 
2. huruf awa hormat ditulis degan huruf kecil;
3. penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda koma. 

h. Paragraf pembuka 
Paragraf pembuka hendaknya dapat membangkitkan minat penerima surat untuk membacanya. Susunlah paragraf pembuka dengan menarik, yakni dengan menggunakan pilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sesuai, dan ejaan yang benar.
Contoh penulisan paragraf pembuka yang benar:

1. Dengan surat ini kami beri tahukan kepada Saudara ...
2. Dengan ini saya mohon bantuan Saudara untuk ...
3. Sehubungan dengan surat kami tanggal ...
4. Menyambung surat kami tanggal ...
5. Merujuk surat Saudara nomor ...

i. Paragraf isi
Contoh paragraf isi:
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar menugasi Kasi Program Kegiatan, Kasubsi Program Kegiatan Umum, dan Kepala Subsi Penilaian Perkembangan Masyarakat untuk menghadiri rapat tersebut. Atas perhatian Saudara, kami atas nama kepala dan karyawan, mengucapkan terima kasih.

j. Paragraf penutup 
Paragraf penutup merupakan simpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun ucapan selamat kepada penerima surat. Pada umumnya, alinea penutup hanya terdiri atas sebuah kalimat.
Contoh penutup:

1. Atas bantuan Saudara, saya sampaikan terima kasih. 
2. Atas perhatian Saudara, saya mengucapkan terima kasih. 
3. Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemungkakan di atas bermanfaat bagi Suadara.

k. Salam penutup
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam. Hal yang harus diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah:

1. huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital; 
2. penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda koma. 

l. Pengirim surat
Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut dibubuhi tanda tangan pengirim. Hal yang perlu diperhatikan tentang pengiriman surat adalah sebagai berikut:

1. Pengirim surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan. 
2. Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak perlu berada di antara tanda kurung. 
3. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
4. Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan surat suratnya itu kepada pejabat yang berada dibawahnya. 
5. Singkatan a.n. (bukan a/n) merupakan kepanjangan dari atas nama.

Sumber: 
Tim Edukatif. 2016. Mahir Berbahasa Indonesia Jilid 1 Kelas VII SMP/MTs. Jakarta: Penerbit Erlangga

Berbagi :