Ada tiga bentuk komunikasi dalam bisnis yang akan kita bahas disini:
Teknik 1. FACE TO FACE COMMUNICATION
Teknik 1. FACE TO FACE COMMUNICATION
Komunikasi
tatap muka merupakan hal penting dalam dunia bisnis dan perkantoran.Bentuk
komunikasi
tatap muka biasanya diimplementasikan dalam bentuk: a) memberikan pengarahan, b) memberikan instruksi, c) rapat kerja, d) briefing , dan e) kegiatan promosi, seperti promosi produk atau kegiatan baik intern maupun kepada masyarakat luas/publik.
tatap muka biasanya diimplementasikan dalam bentuk: a) memberikan pengarahan, b) memberikan instruksi, c) rapat kerja, d) briefing , dan e) kegiatan promosi, seperti promosi produk atau kegiatan baik intern maupun kepada masyarakat luas/publik.
Prinsip-prinsip komunikasi tatap muka:
- Persiapan yang matang dan detail mengenai pengetahuan, konten/materi, kelengkapan materi, dan catatan-catatan penting,
- Persiapan presentasi, misalnya pertimbangan audience atau orang-orang penting yang akan dijumpai,
- Persiapan alat bantu presentasi, misalnya PowerPoint, LCD, maupun perlengkapan audio-visual lainnya.
- Giving instructions atau memberikan instruksi merupakan salah satu contoh komunikasi tatap muka.
Tiga
aspek penting dalam memberikan instruksi:
- The circumstances
- The nature of instructions
- The need for practice and recapitulations
The
circumstances
The circumstances
meliputi: 1) tempat, 2) jumlah individu,
dan karakteristik individu yang diberikan instruksi.
- TEMPAT: lokasi yang digunakan untuk memberikan instruksi
- JUMLAH INDIVIDU: apabila jumlah peserta banyak, sebaiknya dilakukan di ruangan yang memadai
- KARAKTERISTIK INDIVIDU: perlu mempertimbangkan karakter individu, misalnya instruksi kepada pegawai baru berbeda dengan instruksi kepada pegawai lama
The
nature of the instruction
- Instruksi: rangkaian pesan untuk disampaikan
- Pertimbangan dalam memberikan pesan dilihat dari tujuannya:
- Mengetahui poin-poin penting yang harus disampaikan
- Cara pemyampaian yang sistematis (berurutan) dan menarik
The need
for practice and recapitulation
- Dalam memberikan instruksi diperlukan pertimbangan apakah instruksi tersebut harus dilakukan dalam suatu praktik atau tidak.
- Apabila perlu praktik, maka prosedur pelaksanaan dan cara pelaksanaan perlu disampaikan.
Teknik 2. COMMUNICATION
USING TECHNICAL AIDS
Disini kita akan dijelaskan komunikasi dunia bisnis dengan bantuan dua jenis
peralatan teknis: 1) The telephone systems, dan 2) Information Technology.
Telepon
saat ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas, misalnya last number redial,
number memories, dan number display. Information
technology atau IT saat ini marak
digunakan, misalnya email, jaringan sosial, dll.
Teknik 3. TELEPHONE LANGUAGE
Telephone
language: tata cara berkomunikasi
melalui telepon dalam dunia bisnis dan perkantoran.
Dua hal
penting bahasa komunikasi melalui telepon: Outgoing
calls dan Incoming
calls
Outgoing calls: telepon keluar.
Langkah-langkah
yang perlu dipertimbangkan:
- Mengidentifikasi/menyebutkan nama
- Meminta untuk berbicara dengan orang yang dituju
- Memberikan informasi lebih lanjut
- Menjelaskan tujuan menelepon
- Mengatakan bahwa kita mengerti
- Meninggalkan pesan
- Mengucapkan terima kasih
- Mengakhiri pembicaraan
Langkah-langkah
yang perlu dipertimbangkan:
- Menyampaikan salam, menyebutkan nama perusahaan, dan identitas diri/nama
- Menawarkan bantuan
- Menanyakan identitas penelepon
- Menanyakan informasi lanjutan
- Menyambungkan telepon dengan orang lain yang dituju
- Memberikan penjelasan bahwa orang yang ditelepon tidak ada
- Menawarkan tindakan alternatif
- Merespon ucapan terima kasih
(Sumber: Materi Kuliah English for Bussiness UT)